Tecnología y Negocios

La Colaboración social trae Innovación al “Sales & Operation Planning”

Las responsabilidades principales de los líderes de sales and operations planning (S&OP) son: establecer prioridades, planificar y ejecutar las estrategias de la cadena de suministro, impulsar las mejoras y adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y de las demandas de los clientes, y pensando siempre en los resultados financieros. Pero todo eso está dentro de la actividad promedio del día a día, también se espera el desarrollo de cambios por avanzado para resolver las limitaciones del S&OP.

Cuál es el reto más fundamental? Para la mayoría de los profesionales de S&OP, la respuesta básica es mantener a todos los interesados alineados. Pero normalmente la tecnología en uso no cuenta con el marco adecuado para que todos estén sincronizados. La   mayor presión para incluir a nuevos participantes internos y externos, puede alterar este proceso. Al existir más participantes, existen mayor cantidad de datos que debe ser administrados. La tecnología que soporta estos proceso optimizará el acceso a los datos adecuados, en el lugar correcto y en el momento preciso de manera que los esfuerzos de S&OP sean fluidos y den los resultados correctos, lo que abre nuevas puertas para la innovación.

La clave para la innovación de S&OP

Cuál es la clave para la innovación de S&OP? Colaboración.

Se debe sistematizar, en forma horizontal y vertical, interna y externamente, para incluir todas las conversaciones y comunicaciones involucradas en S&OP. Debe haber una manera de capturar, seguir y auditar el recorrido de cada comunicación desde las conversaciones, y reuniones a los emails y redes sociales todo en un sistema o recurso que se use ampliamente en toda la organización. Se puede decir que S&OP tradicionalmente se ha focalizado en números, y que el proceso y el componente de colaboración no ha despertado tanto la atención. Pero actualmente, más allá de los números, la combinación de diferentes vistas es la clave para el éxito.

El éxito de una estrategia contemporánea de S&OP depende de una buena comunicación. Esto es porque S&OP integra diferentes elementos de demanda (promociones, ventas, pronósticos, etc.), objetivos financieros (presupuestos, cash flow, etc.), suministro (producción y programación de origen), relevamiento del ciclo de vida del producto y planeamiento del inventario, y requisitos logísticos. Para ejecutar una estrategia S&OP exitosa, debe haber conversaciones complejas y fluidas entre las partes internas y externas entre departamentos múltiples a veces conflictivos, que abarcan la estrategia, ejecución, problema y potencial, gestión y marketing, oferta y demanda, vendedores a CEO cualquiera sea el rol y ubicación.

La posibilidad de las redes sociales empresariales

Como puede una organización superar estos retos? Existe una manera innovadora que ofrece ventajas inigualables difíciles de lograr de otra forma. Hablamos de redes sociales empresariales.

Que es una red social empresarial? De la misma manera que las herramientas sociales, del tipo de Facebook and Twitter, estos recursos sociales impulsan las conexiones y las comunicaciones en diferentes geografías, tiempo y temas. Permite a los usuarios optimizar la recolección de datos y descubrir y focalizarse en los mismos intereses, trabajar juntos en proyectos, temas urgentes, comunicarse inmediatamente o en forma regular, y contar con una manera de hacer el seguimiento de las conversaciones a lo largo de días, semanas y años.

Los empleados adoran las herramientas sociales porque les resultan familiares. Pero la mayoría de las organizaciones no tienen manera de implementar una buena red social para que la empresa pueda beneficiarse dentro del S&OP.

Por medio del uso de una plataforma de colaboración social se puede efectivamente lograr estas metas para S&OP creando una línea de comunicación mucho más amplia dentro de toda la empresa. La colaboración social para el proceso de S&OP permite ofrecer una línea de comunicación para revisar alertas, tareas, flujos de trabajo y excepciones. De la misma manera que se sigue una persona o empresa en Facebook o Twitter, se puede seguir una orden de venta, promoción, algún cliente, marca, trabajo en producción, lugar o evento.

S&OP social en la práctica

El siguiente ejemplo les mostrará la aplicación práctica del S&OP social para lograr una comunicación más eficiente dentro de la empresa.

Un gerente de cuenta recibe una llamada de un cliente importante sobre una orden inusualmente grande. El gerente de cuenta actualiza el módulo de demanda del sistema S&OP para ingresar esta orden atípica en el pronóstico de ventas, y postea simultáneamente un mensaje diciendo que la orden es real para evitar malentendidos. El posteo es visible para todos los que siguen al cliente en cuestión, y también dispara alertas de eventos basado en las normas de excepción del sistema S&OP. Este posteo puede también contener anexos, como imágenes gráficas de la pantalla del análisis de la demanda mostrando el impacto de la nueva orden.

El director de ventas que sigue al cliente, ve el mensaje posteado y también la alerta avisando de esta demanda atípica. El director comenta la buena noticia y la envía al gerente de producción que puede aprobar el plan de demanda actualizado. El gerente de producción ve el mensaje posteado por el director de ventas y evalúa el plan, verifica los niveles del inventario y de producción. Una vez que garantiza que el plan incorporará esta demanda adicional, revisa y publica el nuevo plan de suministro, dispara una alerta de stock para requerir los niveles del producto que el cliente comprará.

Uno de los participantes de este plan es el gerente de depósito, que también recibe el alerta de stock conforme a los niveles del inventario necesarios para este producto. El puede ver el producto en cuestión, y verificar que cuenta con el inventario listo para esta orden.

Una vez que verifica que el stock está disponible, agrega un mensaje confirmando que el inventario está listo para la orden del cliente, con una etiqueta para recibir una alerta cuando llegue la orden del cliente. La orden y el alerta llegan y el gerente del depósito actualiza el estado avisando que la orden ya ha sido enviada al cliente. Para cerrar el círculo, el gerente de cuenta ve que la orden ha sido completada y postea un mensaje de agradecimiento a todos en el circuito.

Por medio del S&OP social, los distintos departamentos pudieron resolver un tema crítico, en cuestión de minutos, en lugar de pasar horas con llamadas, conversaciones, reuniones, emails s y otro tipo comunicaciones no estructuradas.

Pero existe también otra ventaja del S&OP social. Todas las acciones e interacciones son transparentes para todos los usuarios y quedan grabadas en la orden de compra original, permitiendo un seguimiento claro. Algo que antes era imposible o una tarea tediosa, se resuelve en forma rápida y eficiente por medio de una plataforma de colaboración social.

Resulta claro que el negocio social, rápidamente será la forma de unir a las personas y los procesos dentro de una estrategia exitosa de S&OP. Si consideramos el principio de S&OP social, mas allá de las cuatro paredes de una organización, puede brindar un mecanismo rápido para la comunicación con los proveedores externos, garantizando una plataforma de colaboración integral a través de la cadena de suministro.

 

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