Tecnología y Negocios

7 formas en que las empresas disminuyen el riesgo con el software para la gestión de los activos físicos y el mantenimiento

Evitar el riesgo es siempre una de las prioridades de los gerentes de Proyecto. Todo gerente dedica horas a identificar, entender e intentar controlar los riesgos. Sin embargo, los proyectos son cada vez más complejos, las reglamentaciones aumentan, y cada vez hay más participes en los proyectos, lo que hace que el riesgo crezca exponencialmente. Es por eso que resulta tan importante para las empresas hacer todo lo que puedan para disminuir los riesgos que son controlables, para poder focalizar su tiempo y esfuerzo en los eventos que no pueden anticiparse que siempre ocurren en todo proyecto. Si el gerente del proyecto no debe perder tiempo en riesgos internos, la gestión de riesgos puede pasar a otro nivel. Esto al final ahorrará al proyecto demoras de tiempo, aumento en los presupuestos e incidentes de seguridad. Utilizando un software EAM avanzado para la gestión de los activos físicos y del mantenimiento, las empresas pueden eliminar los siguientes riesgos:

Riesgo de Costos

El origen del riesgo en los costos es fácil de identificar, pero difícil de corregir. Todo es causa de una mala confección de las proyecciones de los costos.  Existen muchas razones porque no se consiguen buenas estimaciones de costos, pero una buena manera de hacer una estimación de costos es tener un buen entendimiento del historial de costos. En paises con inflación se debe considerar este ítem también. Lamentablemente muchas empresas no hacen un buen trabajo en capturar los costos históricos de manera que se puedan considerar en el futuro. Un buen sistema EAM para la gestión de activos físicos permite capturar todos los costos aun los elusivos: equipo, costos de mantenimiento, provisiones y generales. Tan importante como capturar los datos, es contar con herramientas de reportes configurables que permiten a los gerentes de proyectos interrogar al sistema y conseguir los datos que necesitan en un formato usable.

Riesgo en Programación

Nada pueda arruinar tanto un proyecto como una falla en la programación. Un cambio inesperado puede causar segundas ordenes costosas tanto para el presupuesto como para la reputación de la empresa. Una fuente común de demoras inesperadas es la rotura del equipo clave. Muchas personas consideran esto como una parte inherente de las operaciones, pero muchas empresas utilizan el Mantenimiento preventivo y predictivo para terminar con este problema. Este es el caso autentico en que una prevención logra evitar males mayores. Utilizando el software EAM se puede estar tranquilo que todo el equipo recibe el mantenimiento adecuado. Asimismo, al aprovechar los avances en mantenimiento predictivo se puede prevenir el problema y arreglar las cosas antes de que impacten en los proyectos, Siempre es mejor realizar el mantenimiento en los tiempos de uno que salir a las corridas a resolver un problema en el medio del proyecto.

Riesgo en Seguridad

Vivimos en un ambiente de seguridad de tolerancia cero. Un accidente en la seguridad, no solo impacta en el proyecto sino en la reputación a largo plazo de la empresa. El software EAM puede ayudar a disminuir el riesgo de seguridad por medio del planeamiento. Con el sistema se puede planificar el trabajo eficientemente, identificar los peligros, conseguir los permisos e instrucciones de seguridad, especificar los procesos de conexión y desconexión y establecer el equipo protector personal que aplica. Antes de arrancar el proyecto, los trabajadores deberán confirmar que han completado el listado de tareas utilizando sus dispositivos móviles y seguir todos los procesos de seguridad para completar el trabajo. Los buenos procesos de seguridad organizacionales son el mejor seguro para protegerse de los riesgos de seguridad.

Riesgo de Calidad

Mantener la calidad esperada es importante para la reputación de la empresa y evita tener que rehacer el trabajo. La forma más rápida de tener problemas de calidad es usar el personal inadecuadamente y tener un equipo con mal mantenimiento. El sistema EAM elimina este riesgo al asegurar que el equipo se encuentra en buen estado, que está calibrado adecuadamente y que es operado por técnicos calificados. No se debe arriesgar la calidad debido a falta de seguimiento de la información del proyecto a nivel empresarial.

Riesgo de Recursos

La esencia de un buen proyecto es contar con las personas adecuadas y con el equipo en el lugar y tiempo correcto. Para las pequeñas empresas estos generalmente no es un problema, pero en el caso de las grandes empresas es una lucha conseguir los recursos de los empresas. La mayoría de las personas no reconocen que reservar el equipo es una función clave del sistema EAM. Esta herramienta permite que todos en la organización puedan ver el estado de las reservas de los equipos, Como líder del proyecto se puede verificar que todo lo necesario estará en el momento apropiado.

Riesgo de Integración

Todos los grandes proyectos utilizan una variedad de sistemas de TI; no hay manera de evitarlo, Es necesario asegurarse que estos sistemas estén integrados de alguna manera, preferentemente por métodos automatizados de manera de no perder tiempo transfiriendo datos. El sistema EAM avanzado cuenta con herramientas de integración para garantizar que estará conectado con los demás sistemas de TI existentes en la empresa.

Riesgo de Comunicación

Siempre existe un alto riesgo de que las personas no se estén comunicando y que exista información clave que no se comparta. El email simplemente no es suficiente para lograr comunicaciones dinámicas dentro del proyecto. Los sistemas EAM modernos, cuentan con herramientas de colaboración social, intuitivas y móviles que permiten elevar la velocidad e interconectividad de la organización. El EAM puede literalmente romper con los silos de información que son endémicos en todas las grandes organizaciones. No se debe permitir que los problemas de comunicación arruinen el plan del proyecto.

No hay manera de eliminar por completo los riesgos de todo proyecto. Pero se pueden eliminar los riesgos que están bajo control, de manera de poder dedicarse a los riesgos que surjan por fuera de la organización. Sin un software EAM, todo esto resulta mucho más difícil de lograr.

 

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